Definir a estrutura organizacional de uma instituição não é tarefa fácil, por isso, hoje, vou, hoje, escreverei sobre esse tema, dando continuidade à série intitulada DEZ PRINCÍPIOS PARA ORGANIZAR-SE!
Um dia desses, um amigo professor, que adota meus livros em suas aulas, ligou-me e disse: Tadeu, todas estas metodologias e ferramentas que nós temos conhecimentos servem apenas para médias e grandes empresas, não é? Eu reespondi com outra pergunta. Por que você acha isso? E ele retrucou: porque eu nunca vejo ninguém falar de pequenas empresas. Não vejo, nem leio sobre pequenos negócios. Por exemplo: como definir qual estrutura organizacional deve ter uma pequena empresa?
Sabe que o meu amigo tem uma certa dose de razão? Todas essas teorias, metodologias e tecnologias da Informação parecem servir apenas para empresas médias e grandes. Felizmente isso não é verdade. Qualquer organização, por menor que seja, pode ser até mesmo melhor organizada do que 99,99% das médias e grandes organizações que conhecemos. Entretanto, necessitamos executar algumas tarefas para que essa afirmação se concretize.
A primeira delas deve ser realizada através de um exercício muito simples. Já definimos o público alvo da instituição. Também, já definimos os “produtos” que a instituição quer oferecer ao seu público alvo, portanto, temos elementos que nos permitem criar a primeira estrutura responsável por fazer a organização existir.
Eu sou radicalmente contra estruturas hierarquizadas, pesadas, arcaicas, por entender que suas representações só servem para alimentar “a fogueira das vaidades”. Aquela coisa do “eu sou o presidente”, “eu estou em cima de…”. Bobagem! Hoje em dia, devemos buscar estruturas móveis, ligadas aos processos operacionais, em vez das velhas estruturas baseadas em hierarquias, que são representadas pelos não menos inúteis organogramas. A estrutura que devemos criar é conhecida, atualmente, hoje como estrutura baseada no conhecimento e na competência das pessoas. Esse tipo de estrutura leva em consideração o conhecimento e a experiência que cada um de nós desenvolveu ao longo da vida para poder aproveitar ao máximo a participação de cada pessoa dentro da organização.
Para começar a definir uma estrutura desse tipo, é necessário mapear os conhecimentos e as competências existentes dentro da organização. Não precisa complicar a tarefa, basta criar um questionário perguntando às pessoas que fazem parte do grupo que tipo de papel funcional elas gostariam de assumir, o que é que elas sabem fazer (por exemplo: educação formal e informal) ou gostariam de fazer.
A partir do mapa do conhecimento, é possível, então, criar as primeiras estruturas e, para isso, levaremos em conta o tipo de público e de produto da instituição.
A estrutura será, então, desenhada na forma de uma matriz de competências, como a mostrada no quadro.
Note que as “caixinhas” estão dispostas de forma a deixar claro que nenhum cargo é mais importante que outro. Em cada uma dessas “caixinhas”, serão colocados um ou vários nomes, isto é, as pessoas que querem, possam ou se sintam confortáveis em “representar” cada um destes papéis funcionais. Depois, quando formos criando os processos que possibilitarão à nossa instituição ter o produto “creche” vamos pegar cada uma dessas “caixinhas” e amarrá-las à uma atividade, ou a várias, dentro do processo.
